전화는 얼굴이 보이지 않고 소리만으로 대화하게 됩니다. 시각에 의존하지 않는만큼 전화응대하는 방법에 세심한 주의가 필요합니다. 전화매너는 직장인이라면 필수적인 비지니스기술입니다. 비니지스에서 필요한 전화매너의 기본은 호감도와 정확성 그리고 단순함입니다. 언제 어떤내용의 전화가 걸려오더라도 전화를 걸어온 상대방이 호감을 느낄 수 있도록 응대하는것이 중요합니다. 상대방에게 호감주는 전화매너의 기본에 대해 알아보도록 하겠습니다.
전화받기
전화응대 친절 · 정성 · 밝음 이 3가지가 기본입니다. 전화를 받은 목소리가 우울하고 어버무리거나 친절하지 않다면 불쾌한 느낌을 받게 됩니다. 전화를 받을 때는 일반톤보다 약간 하이톤으로하면 상대방이 듣기 쉽습니다. 전화를 받을때는 항상 메모를 할 수 있도록 오른쪽옆에 펜과 메모를 준비해두어야 합니다.
◎ 11초의 법칙
전화를 걸었는데 대기시간이 11초를 넘는다면 지루해진다고 보고가 있습니다. 11초는 보통 전화벨이 3번정도 울리는 시간입니다. 3번이상 전화벨이 울렸다면 '기다리게해서 죄송합니다. OO(회사) OO(부서)입니다.'라고 받으면 상대방으로 부터 신뢰를 얻을 수 있습니다.
◎ 찾는 사람이 부재중일 경우
상황(회의, 출장, 외출 등)에 따라 응대를 달리해야 합니다. 외출했을경우에는 '죄송합니다. 공교롭게 OOO씨가 외출하고 오후 O시OO분경 돌아올 예정입니다. 돌아오면 연락드리라고 할까요?' 라고 하면서 찾는 사람이 전화를 받을 수 없다는것에 대한 사과와 함께 현재의 상황을 전해줘야 합니다. 회의중이거나 출장이라면 조금만 응용하면 됩니다.
전화 용건을 듣는법
찾는 사람이 없을경우 전화받은 사람에게 용건을 말하고 전해달라고 할 수 있습니다. 이 때 메모를 해야합니다. 전화를 건 상대방의 회사, 이름, 용건등을 기록 후 연락처를 물어봐야합니다. 전화건 사람의 용건을 잘 이해하고 있다는 느낌을 주기위해 메모한 내용을 복창하는것도 좋습니다. 굳이 회사명과 이름까지 다 복창할 필요는 없고 연락처만이라도 복창하면 상대방에게 신뢰감을 얻을 수 있습니다.
